Atendimento e Gestão de Filas de Espera

Nascemos e vivemos numa sociedade marcada pela conveniência e pela tecnologia. Cada vez mais somos movidos pela necessidade de escolher opções que permitam tornar o nosso quotidiano mais rápido e simples. O nosso foco tem sido a implementação de soluções cada vez mais eficientes que permitam melhorar o dia-a-dia das instituições.

Quando na missão e valores das entidades, também se inclui o bem-estar das pessoas, torna-se imperativo o uso de sistemas de atendimento tecnologicamente eficazes e intuitos, que permitam atenuar o tempos de quem espera e aumentar os níveis de produtividade de quem atende.O que oferecem os nossos sistemas ao bom funcionamento das empresas?

    • Definir cada ponto de contacto com o cliente.
    • Capacitar os funcionários com ferramentas fáceis de usar e que lhes disponibilizam informação útil.
    • Melhorar a harmonia do espaço organizando as filas de espera.
    • Flexível e capaz de evoluir em conjunto com a sua organização.
    • Permitir que os gestores apliquem um modelo de análise sofisticada.

Para além disso, estes sistemas permitem que as organizações moldem o percurso dos seus clientes, analisem métricas relevantes para a eficiência do serviço e criem valor a partir da obtenção de feedback do cliente.

Mas como tudo isto é possível?
O BackOffice do sistema, é uma ferramenta que assume um papel fundamental para o funcionamento dos sistemas de gestão de filas uma vez que permite à sua empresa, realizar inúmeras operações relativamente ao atendimento dos clientes. Nesse sentido, será pertinente evidenciar as principais funções proporcionadas por esta ferramenta:

    • Visualização de informações em tempo real sobre o atendimento;
    • Acesso ao histórico de dados e estatísticas apresentadas a partir de gráficos interativos;
    • Instalação e configuração de todos os componentes do sistema;
    • Criação e gestão de todos os serviços e balcões de atendimento;
    • Personalização de todas as interfaces voltados para o utilizador final;
    • Gestão dos utilizadores e atribuição de diferentes permissões.

Esta ferramenta desempenha um papel primordial para a comunicação interna da sua empresa, na medida em que permite enviar inúmeras informações para o seu staff, tendo sempre em atenção situações concretas. Desta forma, poderá estar constantemente informado sobre:

    • A emissão de novas senhas;
    • O estado do atendimento e das pessoas que se encontram à espera;
    • Sempre que os tempos de atendimento ultrapassassem o previsto;
    • Necessidade de manutenção de algum dispensador ou estado do rolo de papel;

Uma outra grande vantagem desta ferramenta é o facto de permitir transformar os dados obtidos em performance!
 
E que análises pode obter com o nosso sistema?

    • Performance do atendimento (tempo de espera, tempo de atendimento e número de senhas transferidas ou pausadas);
    • Estado das senhas;
    • Senhas por tipo de serviço e dispositivo;
    • Gestão de agendamentos;
    • Resultados dos formulários consoante o tipo de questão (questões em escala, escolhas múltiplas e escolha única);
    • Performance da equipa de staff (tempo de atendimento, senhas atendidas por utilizador, motivos de pausas);
    • Registo de acesso a informações sobre senhas, agendamentos, staff, formulários e clientes.
    • Automatização de envio de relatórios de performance do serviço (PDF ou CSV).

 

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